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martes, 11 de junio de 2013
martes, 28 de mayo de 2013
martes, 21 de mayo de 2013
TUTORIAL
MICROSOFT OFFICE
EXCEL
INTRODUCCION
Excel
2010 es una aplicación que permite
realizar hojas de cálculo, que se encuentra integrada en el conjunto
ofimático de programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces
otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te
resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos
funcionan de forma similar en todos los programas de Office.
Una
hoja de cálculo sirve para trabajar con
números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una
cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números,
letras y gráficos.
BARRAS DE
EXCEL
Al iniciar
Excel aparece una pantalla inicial como
ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y
será más fácil entender el resto del curso.
La barra de título
Contiene el nombre del
documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un
libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que
lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha
están los botones para minimizar, maximizar y cerrar .
La barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido
contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer
o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse
para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una opción y
aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se
eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone,
puedes seleccionar Más comandos....
La cinta de opciones
La cinta de opciones es
uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones
del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña,
accedemos a la ficha.
Las fichas principales son
Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos,
Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con
las opciones disponibles.
Pero además, cuando trabajamos
con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de
herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico,
dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá
botones especializados para realizar modificaciones en los gráficos.
Pulsando la tecla ALT
entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán
pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la
necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en
el momento actual se muestran con números semitransparentes. Para salir del
modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre
cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio
de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a
hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas
desde el botón con forma de flecha, que encontrarás en la zona derecha
superior .
La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de
la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente,
pero esto lo estudiaremos más adelante.
La barra de etiquetas
Permite movernos por las
distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento
Permiten movernos
a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay
que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los
triángulos.
Conceptos Básicos de Excel
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es
el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos
en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel
tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente
se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1.
Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de título en la
parte superior de la ventana verás cómo pone Libro1 - Microsoft Excel.
Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es uno
de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una
herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con
gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con
ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384
columnas y 1.048.576 filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas
verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A,
B, C,.......AA, AB,........IV.
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la
selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.
Introducir datos
En cada una de las celdas de la
hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los
casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda
donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la
Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:
Para introducir el valor en la
celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a
continuación:
INTRO: Se valida el valor introducido en la
celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por
debajo.
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y
además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se
valida el valor introducido en la celda y además la celda activa
cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA
DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón
de la barra de fórmulas,
al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la
celda activa seguirá siendo la misma.
Si antes de introducir la
información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su
valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre
el botón Cancelar
de la barra de fórmulas.
Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
Si hemos introducido mal una
fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el
posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y
aceptar la corrección o no.
Otras veces la fórmula no es
correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la
fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.
En ocasiones, es posible que nos interese introducir
varias líneas dentro de una misma celda, pero al pulsar INTRO para realizar
el salto de línea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda
inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.
Tipos de datos
En una Hoja de cálculo, los
distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en
una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por:
valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u
operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /,
Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias
a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de
fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Guardar un libro de trabajo
Cuando empezamos a crear un
libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo,
imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste,
tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se
denomina Guardar..
Existen dos formas de guardar
un libro de trabajo:
1. Guardar como. Cuando
se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente.
2. Guardar. Cuando
guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobrescribiéndolo.
Para almacenar el archivo
asignándole un nombre:
Haz clic el menú Archivo y elige la opción Guardar
como...
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Selecciona la carpeta donde
vas a grabar tu trabajo. Para ello
deberás utilizar el explorador que se incluye en la ventana.
En el recuadro Nombre de
archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.
Y por último haz clic sobre el botón Guardar.
Mover celdas utilizando el
ratón
Para desplazar un rango de
celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:
1.
Seleccionar las celdas a mover.
2. Situarse sobre un borde de
la selección.
3. El puntero del ratón se
convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4
puntas, tal como esto:
4.
Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde
quieres mover el rango.
5.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en
caso de soltar el botón del ratón.
6. Suelta el botón del ratón
cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.
Si queremos mover algún
rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:
1.
Seleccionar las celdas a mover.
2.
Situarse sobre un borde de la selección.
3. El puntero del ratón se
convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4
puntas, tal como esto:
4.
Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después
pasar el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover
el rango de celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la
hoja activa.
5.
Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.
6. Después, soltar el puntero
del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.
Introducir funciones
Una función es una fórmula predefinida
por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un
resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para
calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier
función es:
nombre_función (argumento1;
argumento2; ...; argumentoN )
Siguen las siguientes reglas:
-
Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
-
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes
espacios antes o después de cada paréntesis.
-
Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
- Los argumentos deben de
separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que
devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":"
nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las
celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería
equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede
apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener
más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo:
=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de
funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay
funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto,
de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de
información.
Para introducir una fórmula
debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida
siempre del signo =.
6.2. Autosuma y funciones
más frecuentes
Una función como cualquier dato
se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis,
pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.
En la pestaña Inicio o
en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma
que nos permite realizar la
función SUMA de forma más rápida.
Insertar función
Para insertar cualquier otra
función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir
una función en una celda:
Situarse en la celda donde
queremos introducir la función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas
Elegir la opción Insertar función.
Formato de celdas
Excel nos permite no solo
realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a
nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta
forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así
sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar
la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en
color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos
rápidamente si el año ha ido bien o mal.
Alineación del texto
Vertical: Alinea el contenido de las
celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las
celdas.
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en
la parte superior de éstas.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas
respecto a la altura de las celdas.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en
la parte inferior de éstas.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
tanto por la parte superior como por la inferior.
DISTRIBUIDO: Distribuye el texto en la celda, de forma que no se
solape con las colindantes. Si es necesario amplía el tamaño de la celda.
Rellenos
Excel nos permite también sombrear
las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Para ello,
seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas
al cual queremos modificar el aspecto.
1.
Seleccionar la pestaña Inicio.
2.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
3.
Hacer clic sobre la pestaña Relleno.
4.
Aparecerá la ficha de la derecha.
5.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
6. Una vez elegidos todos los
aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción,
aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra
selección en la celda.
Copia rápida de formato
Si queremos que una celda tenga
el mismo formato que otra, lo más rápido muchas veces es copiar el formato.
La forma de hacerlo es:
1.
Primero, seleccionar la celda con el formato que queremos copiar.
2.
Luego, en la pestaña Inicio, seleccionar la herramienta Copiar
formato . Está situada en la categoría Portapapeles, junto a las
opciones para copiar, cortar y pegar.
3.
Observarás que al pasar el cursor por la hoja de cálculo, el cursor tiene el
siguiente aspecto .
4. Seleccionaremos la celda o
el conjunto de celdas al que queremos aplicar el formato.
Y ya está. De esta sencilla
forma nos ahorraremos el trabajo de tener que volver a establecer todos y cada
uno de los parámetros de formato a mano: color, fuente, relleno, bordes, etc.
Insertar filas en una hoja
En muchas ocasiones, después de
crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en
medio de los datos ya introducidos.
Para añadir una fila,
seguir los siguientes pasos:
1.
Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas
siempre se añaden por encima de la seleccionada.
2.
Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña Inicio.
3. Elegir la opción Insertar
filas de hoja.
Todas las filas por debajo de
la nueva, bajarán una posición.
En caso de no haber
seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursor como
fila seleccionada.
Insertar columnas en una hoja
Excel 2010 también nos permite añadir
columnas, al igual que filas.
Para añadir una columna,
seguiremos los siguientes pasos:
Seleccionar la columna delante
de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas siempre se añaden a la
izquierda de la seleccionada.
Seleccionar el menú Insertar
de la pestaña Inicio.
Elegir la opción Insertar
columnas de hoja.
Todas las columnas por la
derecha de la nueva se incrementarán una posición.
Crear gráficos
Para insertar un gráfico
tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que
se encuentra en la pestaña Insertar.
Es recomendable que tengas seleccionado
el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma,
Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se
mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que
solicita.
Estilo de la tabla
Una forma fácil de dar una
combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de
los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.
En Opciones de estilo de la
tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las columnas o
filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la
primera o última columna.
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